Transformation numérique 360 sur mesure pour une entreprise en distribution alimentaire

Le client

Une entreprise Montréalaise de distribution alimentaire du terroir desservant plus de 40 000 clients particuliers et une centaine de commerces.

Le besoin

L’entreprise vivant une forte croissance avait besoin d’outils technologiques pour supporter les ventes, les opérations et les tâches administratives.

Les besoins étaient trop complexes pour intégrer exclusivement des logiciels SaaS “clés en mains”.

Une solution sur mesure polyvalente était essentielle.

La solution

Une solution hybride* était la meilleure option pour limiter les concession sur les fonctionnalités, tout en respectant des délais relativement courts, à un coût raisonnable et facile à rentabiliser.

*Une solution numérique hybride consiste à combiner une solution d’application web sur mesure avec des logiciels déjà existants aussi appelés SaaS.

Les 5 modules principaux de la solution sur mesure:

Les intégration de logiciels SaaS “clés en mains”:

1. Système de répartition des rencontres clients

Le module de répartition des rencontres clients permet de synchroniser de façon optimale et en temps réel, l’horaire des représentants des ventes et la disponibilité des clients, le tout contrôlé par un agent de répartition qui bénéficie de fonctionnalités de géo localisation, d’envoi automatiques des rencontres et d’un tableau de bord interactif lui permettant de prendre des décisions rapides et efficaces.

Ce module est également synchronisé avec l’application de planification des rendez-vous qui permet d’ajouter des rendez-vous avec des clients selon les disponibilités des représentants et par le fait même, optimiser le temps de ces derniers.

2. CRM sur mesure

Considérant les fonctionnalités essentielles à intégrer pour l’organisation, aucune solution de logiciel CRM SaaS était suffisante sans accumuler des montants souscriptions mensuelles trop importants. D’où la décision de développer l’application web sur mesure.

Voici les différentes fonctions recherchées développées dans le module CRM sur mesure:

Fonctions de base

Fonctions additionnelles non disponibles sur une solution SaaS “clés en mains” abordable

3. Tableaux d’indicateurs de performances élaborés

La beauté d’une solution web développée sur mesure est la flexibilité de l’utilisation des données afin de interpréter dans des tableaux vulgarisés selon des besoins précis.

Plusieurs tableaux de bords d’indicateurs de performances ont été conçus pour aider les gestionnaires à interpréter leurs données provenant de plusieurs sources.

Les autorisations d’accès à ces différents tableaux de bords sont également complètement configurables.

4. Interface de prise de commandes

Les fonctions principales

5. Système de facturation sur mesure

Les données étant déjà recueillies au niveau des modules de prise de commande, ce fut naturel de bâtir le système de facturation sur mesure plutôt que d’implanter une solution SaaS clés en mains avec une souscription mensuelle.

Quelques unes des fonctionnalités du système de facturation:

6. Implantation d’un système de téléphonie IP

Comme plus de 30 personnes sont au téléphone simultanément pour passer des appels aux clients, nous devions mettre en place un système de téléphonie IP solide.

La meilleure solution était donc d'implanter le système de téléphonie IP de l’entreprise Montréalaise VoxSun, en combinaison avec une application d’appels X-Lite et de la connecter aux autres modules sur mesure afin d’aller chercher les fonctionnalités manquantes.

Les besoins essentiels de l’entreprise en terme de téléphonie:

7. Outil de gestion de projets

Pour assurer une bonne gestion chaque projet en cours par par étape département, par employé et par tâche, plusieurs logiciels sont disponibles.

Dans le cas présent, je choix s’est arrêté sur Asana. Bien que plus complexe et un peu moins intuitif au début que ses rivaux Monday ou Trello (pour ne nommer que ceux là), Asana permet des fonctionnalités presque illimitées pour une entreprise de moyenne à grande taille.

L’intégration se fait relativement simplement mais il est facile de s’y perdre et surtout de manquer la chance de réellement optimiser la gestion de projet en faisant abstraction de certaines fonctionnalités absolument puissantes. Entre autre, l’automatisation des tâches en synchronisation avec d’autre logiciels (entre autre le CRM) permet de sauver du temps et prévenir les oublis ou les erreures humaines!

8. Outil d’optimisation des routes des livreurs (logistique)

Tout comme pour la téléphonie IP, la portion d’optimisation de logistique est un module qui aurait été trop coûteux et long à développer sur mesure. Après quelque tentatives, le choix s’est arrêté sur l’intégration de la solution Workwave Route Manager, connecté en API avec le module de facturation sur mesure.

Résultats

Dans un cas comme Distribution AB, les gains et économies suite à la transformation numérique hybride sont astronomiques et pratiquement incalculables car l’écosystème numérique bâti selon les besoins de l’entreprise a réellement permis d’optimiser l’entreprise sur 360 degrés.

Voici quand même quelques chiffres révélateurs: